Dokumentenmanagement – Elektronische Archivierung von Dokumenten

Nicht nur bei großen Konzernen, sondern bereits in Klein- und Mittelständischen Unternehmen fallen täglich Unmengen an Dokumenten in Papierform an. Es kommt meist nicht nur zu Platzproblemen bei der Archievierung, auch in Hinblick auf den Umweltschutz wäre ein „papierfreies Büro“ zu bevorzugen.  Dank eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems ist dies keine Zukunftsvision, sondern bereits jetzt in vielen Unternehmen Teil der Gegenwart. Im folgenden Artikel wollen wir die Vorteile eines DMS beleuchten und näher darauf auf die Probleme, welche sich bei einer Archivierung in Papierform ergeben, eingehen.

Dokumente in Papierform – Probleme & Zeitverlust

Die Ablage und Archivierung von Dokumenten macht bereits bei kleineren Unternehmen viel Mühe. Der Zeitverlust und Ressourcenaufwand (Stichwort: Druckerpapier, Tinte und Aktenordner) für die Archivierung ist oft enorm – alles wertvolle Zeit, die Mitarbeiter nicht ihren Kernaufgaben widmen können. Bereits für die Vorbereitung der Archivierung muss viel Zeit in Drucken und das korrekte Ablegen der Dokumente, anschließend in die Suche/ das Wiederfinden von Dokumenten investiert werden. Auch die Kosten für die Lagerung dürfen nicht unterschätzt werden. Ein weiterer Nachteil dieser Archivierungsform ergibt sich aus der Alterung und möglichen Zerstörung wichtiger Schriftstücke. Dies könnte insbesondere bei steuerrelevanten Dokumenten problematisch werden, da jedes Unternehmen dazu verpflichtet ist, diesbezügliche Unterlagen über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufzubewahren. Alle Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen müssen zu jeder Zeit in leserlicher und vor allem auch vollständiger Form verfügbar sein.

Vorteile elektronischer Datenarchivierung mittels DMS

Wie bereits erwähnt, gehören volle Aktenordner und papierbeladene Büroschränke im Arbeitsalltag vielerorts zur Normalität. Dank zunehmendem Organisations- und Administrationsbestreben gibt es mittlerweile einige DMS (http://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html) am Markt, die das einfache Archivieren von Geschäftsmails, Bestellungen, Reklamationen sowie anderen wichtigen Dokumenten ermöglichen.

Dank elektronischer Archivierung lassen sich Arbeitsprozesse oft einfacher, schneller und somit effizienter gestalten. Die elektronische Dokumentenablage bietet Unternehmen die Möglichkeit, Schriftstücke platzsparend zentral zu lagern. Somit kann jedes Dokument von jedem Mitarbeiter unabhängig  von dessen Standort eingesehen werden. Dies bietet Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen den Vorteil einer schnellen und problemlos ablaufenden Kommunikation bzw. Zusammenarbeit. Ohne Zeitverlust können Dokumente im DMS gefunden und weiterverarbeitet werden. Gerade größere Unternehmen profitieren von diesen neuen Möglichkeiten, die ausgefeilte Dokumentenmanagement-Systeme bieten. Die Verwaltung gespeicherter Dokumente ist auch ohne besondere Vorkenntnisse einfach und schnell möglich, zudem können Veränderungen an Dokumenten von jedem Mitarbeiter mitverfolgt werden. Ziel ist es, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern mithilfe dieser sogenannte Wissensdatenbanken anzulegen, die den Zugriff auf verschiedenste Unternehmensinformationen binnen Sekunden ermöglichen.

Neben den Vorteilen, welche sich für interne Unternehmensabläufe ergeben, wird der Verzicht von Papier auch die Kosten an Arbeitsmaterialien um ein Vielfaches senken. Zusätzlich kann ein solches Unternehmen auch seine Ambitionen in Hinblick auf Umweltschutz und Ressourcenschonung nach außen kommunizieren und dadurch möglicherweise einen neuen USP in das Firmen-Leitbild aufnehmen können. Auch nicht zu unterschätzen sind die Kosten (Raumkosten & Energiekosten), welche eine platzraubende Dokumenten-Archivierung in Papierform mit sich bringt.

Alles in allem lassen sich die Vorteile der elektronischen Archivierung in einem gesteigerten Schutz vor Dokumenten-Zerstörung und Senkung der Kosten sowie Effektivierung der internen Arbeitsablaufe zusammenfassen.

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