Webdatenbank

Online Datenraum – Netzwerkbasierte Datenspeicherung

Die Digitalisierung von Daten schreitet immer schneller voran, um immer mehr Nutzern Informationen zu Verfügung zu stellen. Bibliotheken, Museen oder der Privatnutzer zuhause sichern ihre Daten mittlerweile im Web, um Informationen zu erhalten und zu verbreiten. Deshalb wird auch die Wahl des richtigen Datenraumes immer wichtiger. Unmengen an Daten erfordern größere Kapazitäten und müssen auch ausreichend geschützt werden. Darum wollen wir im folgenden Artikel einen Überblick über die wichtigsten Aspekte und die Vorteile von virtuellen Datenräumen geben.

Vorteile von Webdatenräumen für Unternehmen und Privatpersonen

Die Kapazitäten von Web-Datenraum sind schier grenzenlos und ersetzen heutzutage vielerorts Archive, Sammlungen oder dicke unübersichtliche Ordner. Mithilfe einfachster Tools können, innerhalb von Sekunden, gezielt Daten oder Stichworte gefunden und bearbeitet werden. Dadurch spart man nicht nur Unmengen an Platz, sondern auch wertvolle Zeit. Nicht nur aus diesem Grund sind Webdatenräume vor allem in Unternehmen bzw. im Arbeitsalltag sehr beliebt.
Ein weiterer Vorzug eines virtuellen Datenraums ist die Zugänglichkeit. Man ist nicht mehr an einen speziellen Ort gebunden um Daten einzusehen, sondern kann, Internet-Zugang vorausgesetzt, von überall darauf zugreifen. Selbst mobil gelangt man an seine Informationen und kann Wegzeiten ausgezeichnet nutzen. Außerdem ist es dem Nutzer auch möglich, seine Daten anderen Personen zugänglich zu machen. Dabei kann er exakt festlegen, welche Personengruppe, welche Dokumente einsehen kann, während der Rest geschützt bleibt.
Die Verfügbarkeit im Web hat auch den Vorteil, dass Daten in wenigen Sekunden von den anderen Nutzern beantwortet, bearbeitet und kontrolliert werden können. Auch eine gleichzeitige Bearbeitung von Projekten ist Personen an verschiedenen Standorten problemlos möglich und die Zeitersparnis für Firmen ist enorm.

Einsatzmöglichkeiten von docurex und Co.

Die Einsatzmöglichkeiten von Web-Datenraum sind sehr vielfältig. Die großen Mengen an Daten, die archiviert werden können, sind nicht nur für Firmen von Vorteil, sondern entlasten auch Vereine, Verbände oder andere Zusammenschlüsse von Menschen und hilft Privatpersonen, die Dokumente und Dateien online verwalten wollen. Die benutzerfreundliche Oberfläche vieler Anbieter ermöglicht eine unkomplizierte Bedienung meist ohne Vorwissen, um Kunden, Mitgliedern und Administratoren die Arbeit zu erleichtern und eine bessere Übersicht zu verschaffen.

Sicherheitsaspekt bei der Verwendung von Online Datenräumen

Der Sicherheitsaspekt spielt bei vertraulichen Daten eine große Rolle, weshalb Nutzer sich vorab genau über die Mechanismen informieren sollten. Der Web Datenraum von docurex beispielsweise, bietet seinen Kunden über 20 Sicherheitsmechanismen. So werden nicht nur einzelne Dokumente verschlüsselt, sondern auch die Kommunikation zwischen den Nutzern und die Arbeitsprotokolle. Aber nicht nur der Zugriff von außen stellt eine Gefahr dar. Auch Viren und Trojaner werden von sicheren Webdatenräumen wie docurex und Co. automatisiert aus dem Datenraum entfernt. Außerdem garantieren regelmäßige Datenbanksicherungen, dass keine Informationen verloren gehen. Bei streng vertraulichen Daten, besteht sogar die Möglichkeit, einer 2-Weg-Authentifizierung. Diese verlangt den Benutzernamen, sein Passwort und verschickt per SMS einen Einmal-Zugangscode an das Handy des autorisierten Mitglieds.
Risiken und Fehlerentwicklungen können innerhalb des Datenraumes aufgezeigt werden, um durch exakte Analysen, die Effizienz der Datenorganisation deutlich zu verbessern.
Wie man sieht, können Webdatenräume den Arbeitsalltag sowie das Archivieren von Dokumenten und Dateien erleichtern und den Usern dabei helfen viel Zeit und Platz – da man nicht mehr unzählige Ordner im Schrank verwahren muss – zu sparen.

Tipp: docurex bietet für Unentschlossene aktuell die Möglichkeit, eine voll funktionsfähige Version des Hochsicherheits-Datenraums zu testen und sich von Experten beraten zu lassen.

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